仕事でミスをなくすには？
みなさんは「仕事でミスをなくしたい」「どうしたらミスを減らせるのだろう」と考えたことはありませんか？
ミスをなくしたいのは仕事をするみなさんに共通する願いかもしれません。ミスがなくなればやり直しの無駄がなくなるだけでなく、周りからの信頼度もアップし、良いことづくめです。今回はそんなミスをしないためのコツをいくつか調べましたので、ぜひ参考にしてみてください。
① 整理整頓編
・書類は寝かせない、重ねない
ファイルや書類は積み上げてしまうと下になった書類の優先順位が下がってしまい、締め切りに遅れるなどのミスの原因になります。かならずファイルや書類はボックスなどに入れて立てて管理するようにしましょう。
・文房具はひとつずつ
文房具が無駄に多いと、引き出しが閉まらない、大事なものが見つからないなどの問題が起きます。品定めしてお気に入りのペンやハサミなど厳選するようにしましょう。最近は立つペンケースも人気ですよ。
・書類は出したら戻す
書類やモノの住所を決めておき、「取り出す」「戻す」の作業をスムーズにできる環境にしておけば、常に身の回りが片付いた状態になり、ミスが起きにくくなります。
② メモ・ノート編
・メモと筆記用具はいつも携帯する
急に指示を受けて記憶できずに困ったことはありませんか？いつもメモを携帯しておけば指示を聞き逃すこともなくなりますし、アイデアが浮かんだ時にも便利です。
・指示する人もメモをしておく
部下や後輩に指示をするときは内容や期限をメモしておきましょう。そうすれば進捗状況を確認したり、万が一の時の対応もスムーズに行うことができます。
・修正点・改善点を見つけたらその場で修正
間違いや改善点を見つけたとき、「あとで直そう」と先送りにすると、そのまま忘れてしまう原因になります。見つけ次第すぐに修正し、修正した日付を記入するようにすれば次にミスを探す手間が省けますよ。
③ コミュニケーション編
・指示は６W３Hで聞く
指示を聞く時の大事なポイントは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。「はい、わかりました」だけでは上司は本当にあなたが理解したのか分かりません。６W３Hはすなわち「いつ、いつまでに」「どこで、どこに」「誰が」「誰に」「何を」「どうして」「どのように」「いくら」「いくつ」のことです。チェック表を作り、分からないことは遠慮せずに質問すると行き違いがなくなるかもしれませんよ。
・報告はタイミングと順序
報告に大切なポイントは２つ。一つはタイミングです。まずは「〇〇の報告をしたいのですが今５分ほどお時間よろしいでしょうか？」と上司の都合を聞いてみましょう。次に順序です。報告は結論を先に話してください。理由・経過はそのあとで。そうすればより簡潔に相手に内容が伝わります。
・３割進んだところで中間報告する
仕事が順調に進んでいても頼んだ上司は進捗状況が気になるものです。３時間以上かかる仕事を頼まれたら３割進んだところで中間報告してみてください。また、計画通りに進まないときなど悪い報告ほど早くするようにしましょう。修正するなら早めの方が楽だからです。
・時には「できない」と言っていい
責任感のある人が陥りやすいのが「NO」と言えないこと。でもあれもこれも引き受けてしまい、締め切り間際に「できませんでした」では引き受けなければよかった、と後悔することになりますね。できるかどうか不安な時は、今抱えている仕事の状況を正直に伝えたうえで判断を仰ぎましょう。
④ 時間管理編
・時間見積もりを正しく
締切や納期に遅れてしまったことはありませんか？その原因は計画の甘さや過信にあります。そんなミスを防ぐために必要なことは３つあります。１つは作業の洗い出し。2つ目はかかった平均時間を計ること。3つ目は就業時間の８０％くらいにおさえて仕事を入れることです。
・チェック表を作る
すでに既存のチェック表を使っている方も多いかもしれませんが、自分でチェック表を作ることをおすすめします。マイチェック表があれば落ち着いてひとつひとつの作業を確認することができるからです。
・１０分前行動
時間にルーズな人は信頼されません。約束があるときは遅くとも10分前につくようにしましょう。10分前行動であなた自身の心の余裕も生まれます。
今回はミスをなくすためのテクニックをいくつかご紹介させていただきました。いかがでしたか？意外と当たり前のことが多いと感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか？そんな当たり前の習慣を身に着けていくことでミスが減り、周りからの信頼も集められたら素晴らしいですね。
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